Учимся выявлять важнейшие потребности на стыке функций и принимать или отклонять просьбы о помощи (55–70 минут)
Что это даёт?
Сотрудники разного профиля и из разных отделов отрабатывают умение говорить о своих истинных потребностях. Вы устраняете недопонимание или устоявшиеся предрассудки и помогаете членам группы понять, что им действительно нужно для достижения общих целей. Участники рассказывают о своих потребностях вслух, и каждый из присутствующих может ответить. Взаимодействие становится более чётким, целостным и прозрачным, что позволяет сплотить коллектив и скоординировать работу разных подразделений. Даже то, что кажется безнадёжным, вновь обретает форму!
Пять структурных элементов — Минимальные требования
- Настрой и приглашение к участию
- Предложите участникам попросить у других (это могут быть люди из других отделов или другой специализации) то, что им нужно для достижения успеха на пути к поставленной цели.
- Также попросите их недвусмысленно отвечать на аналогичные просьбы других.
- Организация пространства и необходимые материалы
- Большая комната, где могут разместиться участники 3–7 функциональных групп.
- Круг из 3–7 стульев в центре комнаты.
- Бумага участникам для записи потребностей и ответов.
- Вовлечённость участников
- Участники вовлечены в работу в рамках своей функциональной группы.
- Все равны, и каждый может сделать свой вклад.
- Формирование групп
- От трёх до семи функциональных групп (без ограничений по числу участников в каждой).
- Группа из 3–7 докладчиков, каждый из которых представляет одну функциональную группу.
- Этапы и распределение времени
- Расскажите, в каком порядке выполняется задание. Повторите поставленную цель или задачу, чтобы убедиться, что все понимают контекст одинаково. Подчеркните, что просьбы должны быть чёткими и точными, чтобы на них можно было ответить «да» или «нет». Дайте участникам понять, что допускаются только ответы «да», «нет», «я постараюсь» и «мне всё равно». Рассадите участников по функциональным группам. 3 минуты
- Функциональные группы, используя метод «1-2-4-все» (или «1-2-все»), составляют списки того, что им в первую очередь требуется от остальных групп. Потребности выражаются в форме вежливых и тактичных просьб: «Мне бы хотелось, чтобы вы _____». Затем группы сокращают свои списки до двух наиболее важных потребностей, записывают их в соответствующей форме и назначают докладчика, который будет выступать от лица группы. 5–15 минут
- Все докладчики собираются в круг в центре комнаты.
- Докладчики по очереди сообщают о двух своих потребностях остальным представителям групп. На этом этапе выступающие записывают просьбы, но пока не дают никаких ответов. 15 минут
- Каждый из выступающих самостоятельно (или посовещавшись с остальными членами функциональной группы) записывает ответ на каждую из полученных просьб: «да», «нет», «я постараюсь» или «мне всё равно» (вариант «мне всё равно» означает, что просьба сформулирована расплывчато и на неё нельзя ответить однозначно). 5–10 минут
- Каждый докладчик по очереди обращается к каждому из стоящих в круге, повторяет его / её просьбу и даёт ответ («да», «нет», «я постараюсь» или «мне всё равно»). Ответы не обсуждаются! Никаких уточнений! 10 минут
- Итоговое обсуждение в формате «Что, и что, так и что теперь?» 15 минут
ЗАЧЕМ ВСЁ ЭТО? Цели
- Научиться чётко формулировать функциональные и/или личные потребности.
- Научиться спрашивать о потребностях других — будь то отдельные люди или целые функциональные подразделения.
- Научиться точно отвечать на запросы.
- Восстановить и/или улучшить качество коммуникации внутри функциональных групп.
- Добиться прогресса в различных функциональных подразделениях.
- Наладить нарушенные связи.
- Выложить сразу все вопросы на всеобщее обозрение.
- Побороть чувство бессилия, разрушить предрассудки и развеять слухи.
- Построить доверительные отношения, которые позволят членам группы разделить ответственность, сохранив сплочённость.
Полезные советы
- Напомните участникам, что ответ «мне всё равно» означает, что просьба сформулирована недостаточно чётко для однозначного ответа.
- Строго следите за соблюдением правила «сразу не отвечать».
- Строго следите за тем, чтобы использовались только допустимые варианты ответов «да», «нет», «я постараюсь» или «мне всё равно» (никаких уточнений).
- Побуждайте участников просить именно о том, что действительно важно для достижения успеха.
- Создайте непринуждённую атмосферу, немного веселья не повредит.
- Не включайте в игру более семи ролей / функций (чтобы не вносить путаницу).
- Во время итогового обсуждения напомните, что жаловаться всегда легче, чем просить. Метод МБХ помогает перейти от пустых жалоб к действенным просьбам.
- Используйте карточки с вопросами и ответами, чтобы группы потренировались формулировать просьбы.