Определяем отдельные шаги проведения мероприятия для успешного достижения назначенной цели (25–70 минут)
Что это даёт?
Вы устраняете самые частые причины неэффективных совещаний: отсутствие ясной или общей цели, пустая трата времени, ограничения для участия, недосказанность, шаблонное мышление, разочарование участников. В процессе создания раскадровки вы выявляете цель, которая принимает всё более чёткие очертания по мере разработки согласованных микроструктур. Становится понятно, кого следует привлечь к работе для успешной реализации проекта. Членам команды предлагается подумать об организационных микроструктурах, необходимых для достижения цели, таких как приглашение, пространство, материалы, активность участников, конфигурация группы, фасилитация и распределение времени. Раскадровки помогают отказаться от практики проведения совещаний / встреч без предварительной разработки чёткого плана. Хороший замысел позволяет мобилизовать неявные и скрытые источники инновационных идей, и результаты встреч превосходят все ожидания.
Пять структурных элементов — Минимальные требования
- Настрой и приглашение к участию
- Предложите проектной команде (представительной части группы) разработать подробный план взаимодействия участников на пути к поставленной цели, включая визуальные подсказки.
- Организация пространства и необходимые материалы
- Пустая стена с рулонной бумагой или флипчарт.
- Небольшие стикеры (5*10 см) и/или самодельные карты для раскрепощающих структур.
- Пустая раскадровка (см. дополнительные материалы).
- Вовлечённость участников
- Каждый, кто участвует в разработке проекта и планировании собрания / встречи, может внести свой вклад на равных с остальными.
- Формирование групп
- «1-2-все» или «1-все» — по несколько быстрых циклов для каждого из следующих шагов.
- Этапы и распределение времени
- Проясните цель совместной работы (при необходимости используйте метод «Девять почему»). 2–5 минут
- Опишите подход или микроструктуру, которые обычно используются для этой сессии, а также всех участников. Затем оцените, в какой мере привычный метод способствует достижению поставленной цели. 5–10 минут
- При необходимости пересмотрите и доработайте формулировку цели. 2–5 минут
- Пересмотрите список участников и решите, кто должен участвовать и кого необходимо привлечь. 2–5 минут
- Коллективно обсудите альтернативные микроструктуры (традиционные методы и раскрепощающие структуры), которые могут привести к цели. Выясните, можно ли добиться цели за один шаг. Если нет, то к какой цели должен вести первый шаг? Продолжайте только с первым шагом. 5–10 минут
- Определите, какие микроструктуры лучше всего подходят для достижения цели; выберите одну основную и одну запасную. 2–10 минут
- Решите, кого пригласить и кто будет вести встречу. Запишите все решения в пустую раскадровку. 2–10 минут
- Определите, как и с помощью каких вопросов вы будете оценивать проект (к примеру: «Привёл ли проект к желаемым результатам? Группа работала продуктивно? Возникла ли какая-нибудь новая идея, которая сейчас кажется выполнимой?». Используйте метод «Что, и что, так и что теперь?».) 2–5 минут
- Если требуются дополнительные шаги, посовещайтесь с проектной командой и назначьте встречу для работы над расширенной раскадровкой проекта (см. описание ниже). 5–10 минут
ЗАЧЕМ ВСЁ ЭТО? Цели
- Найти цель, которая понятна всем.
- Сделать так, чтобы на встречах все работали продуктивно и с удовольствием.
- Дать каждому участнику возможность сделать вклад.
- Добиться синергии между участниками.
- Помочь каждому понять свою роль благодаря визуализации процесса разработки.
- Выявить слабые места действующей практики и изменить подход.
- Задействовать все уровни знаний для поиска инновационных идей (явные, неявные, скрытые / возникающие в процессе).
Полезные советы
- Настройте участников на серьёзную игру и проведите несколько быстрых циклов; повторяйте и усложняйте проект.
- Как минимум, разбейте участников на пары (как говорится, одна голова хорошо, а две лучше) или на небольшие группы.
- Используйте символы и зарисовки, чтобы быстро прийти к общему пониманию и выработать рабочие идеи.
- Всегда проводите итоговое обсуждение проекта («Что, и что, так и что теперь?»).
- Не жалейте времени на разработку хорошего проекта. Хороший проект позволит сэкономить гораздо больше времени на совещаниях, чем будет потрачено на его разработку. Плохой вызовет только разочарование.